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人力资源管理信息化三步走
作者：佚名 日期：2001-8-29 字体：[大] [中] [小]
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在人力资源管理中信息技术与管理技术的结合应用，能有力地帮助HR管理者在多变复杂的环境中应付自如。目前，企业引进人力资源管理信息化系统的目的主要是：
第一层次：提高HR部门的工作效率。员工的考勤处理、工资计算处理、职务调动处理及其信息管理等事务要占用HR管理者大量时间，手工操作不仅效率低，且容易出错。因此，HRMS软件首要解决的是如何提高工作效率。
第二层次：规范HR部门的业务流程。招聘、业绩评估、培训、员工职业计划、离职等流程的设计都是HR管理者的考虑范围。HRMS软件将相关的工作职能完全覆盖并划分清楚，且能将经过优化后的流程体现在软件中。
第三层次：为企业和员工提供增值服务。从发展趋势上看，HR管理者将从行政事务处理者向企业战略伙伴方向发展。对HR部门而言，企业管理者和员工就是他们的客户，如何为这些客户实现增值是HR部门面临的重要问题。如：如何根据企业战略进行人力资源规划、如何通过合理的招聘技术与测评技术为企业选择合适的人才、如何通过工作分析技术及相应的绩效考评体系来提升组织与个人绩效、企业领导如何能方便地了解员工的各种状况等，都是HR部门要做的。
第一步 使用HRMS前的准备
由专业咨询机构对企业的人力资本构成现状及其期望效果预先进行分析诊断(企业自身有能力，可自行分析诊断)，开出对症下药的处方后，装到软件供应商的系统平台中去。同时，要做好调整和相应的培训。
第二步 选择HRMS解决方案
企业在选择HRMS时，技术服务、产品价格、产品知名度等容易根据经验判断得出结论；而对于产品的性能特色、二次开发功能等，若没有适当的标准作指导，就不太好把握。好的HRMS应该是一套高效率、多功能及易学易用的解决方案，用户在选择系统时可从以下一些特征评判其功能：
(１)完整性与集成性
全面涵盖人力资源管理的所有业务功能，且每个业务功能都是基于完整而标准的业务流程与大量配套表格来设计，是用户日常工作的信息化管理平台
对员工数据的输入工作只需进行一次，其他模块即可共享，减少大量的重复录入工作
既可作为一个完整的系统使用，也可将模块拆分单独使用，在必要时还能扩展集成
(２)易用性
采用导航器界面，友好简洁，直观体现HR管理者的主要工作内容，且能引导用户按照优化的HR管理流程进行操作
基本没有弹出式对话框，一个界面就能显示所有相关信息，并操作所有功能，信息集成度高
(３)网络功能与自助服务
支持集团型企业用户，提供异地、多级、分层的数据管理功能
日常管理不受物理位置限制，可在任何联网计算机上经身份验证后进行操作
为非HR部门人员提供基于Web的企业内部网络应用
员工在允许权限内可在线查看企业及个人信息，注册内部培训课程、提交请假／休假申请，更改个人数据，与HR部门进行电子方式的沟通
允许直线经理在授权范围内在线查看下属员工的人事信息，审批员工的培训、请假、休假等申请，在线对员工进行绩效评估
总经理可在线查看公司人力资源配置及成本变动情况、薪资平衡表、组织绩效／员工绩效等各种与人力资源相关的重要信息
(４)开放性
提供功能强大的数据接口，轻松实现各种数据的导入导出及与外部系统的无缝连接
可方便引入各类Office文档，并存储到数据库中，规范、安全
同时支持所有主流关系型数据库管理系统及各种类型的文档处理系统
(５)灵活性
可根据用户需求进行客户化功能改造及更改界面数据项的显示
强大的查询功能，可灵活设置任意条件进行组合查询
支持中英文(或其他语种)实时动态切换
(６)智能化
系统的自动邮件功能可直接批量通过E-mail发送信息给相关人员，极大地降低管理人员的行政事务工作强度
系统设置了提醒功能，以便用户定时操作，使得HR管理者变被动为主动，有效提高员工对HR部门工作的满意度
(７)强大的报表／图形输出功能
提供强大的报表制作与管理工具，用户可直接设计各种所需报表
提供了灵活报表生成器，可快速完成各种条件报表的设计，能随时进行设计更改
报表可输出到打印机、Excel电子表格及ASCLL文本文件(如提交给银行的文件)
提供完善的图形统计分析功能，输出的统计图形可直接导入MS Office文档中，快速形成HR工作报告
(８)系统安全
关键数据进行加密存储，即使系统管理员也无法直接读取数据
设定用户对系统不同模块的不同级别操作权限
建立日志文件，跟踪记录用户对系统每一次操作的详细情况
建立数据定期备份机制并提供数据灾难恢复功能
第三步 如何实施HRMS
企业在实施HRMS之前，首先要对自身作一个客观而充分的评估，然后确定将要实施的HRMS的范围与边界。另一方面，要从自身实际情况出发，不能盲目贪大求全，尽可能做到量体裁衣。企业只有将自己准确定位，才能找到合适的解决方案。
在了解自己的需求之后，就要选择一家合适的解决方案供应商。需要特别指出的是，HRMS解决方案的实施过程绝不是简单的产品买卖过程，应该视其为一个完整的项目。项目的实施过程将分为三个阶段：
实施前与供应商配合进行需求分析与流程设计阶段：这个阶段往往会占据整个项目实施周期一半以上的时间，对HR管理者来讲，是一个难得的整理与完善HR管理运作体系的过程，有利于将以往离散的工作规范化、系统化。对供应商来讲，事先将客户的需求理顺，对整个项目的顺利实施也起着决定性作用。因此，用户与供应商都应认真对待这一阶段的工作，而不应急于马上就要看到系统运行的效果。
系统实施与客户化改造阶段：需求分析与设计阶段完成后，供应商将会根据用户的特殊需求对系统进行定制化改造，这期间，用户应与供应商之间保持频繁的沟通，避免用户需求在定制化过程中走样。供应商在完成所有功能的开发后，提交给用户的，还只是一个系统框架，并不能马上运行，用户还需要在供应商的帮助下进行系统初始化与数据转换工作，使企业基础数据与员工基础数据在尽可能短的时间内迁移到系统中来。此外，企业在系统正式运行前应接受供应商关于使用系统的相关技能培训。
系统应用培训阶段：实施过程中，企业应根据自己业务的具体特点，向软件供应商提出改进及增设相应模块的要求，软件供应商应积极进行跟进作二次开发的工作，确保能满足企业不断变化的管理要求。 (申刚正)